Gestão de Riscos é uma disciplina que deve ser aplicada em qualquer área de conhecimento e nível hierárquico, então se você está lendo este artigo, provavelmente possui alguns desejos com relação aos riscos do seu sistema, como:
• Reduzir as perdas causadas por eventos evitáveis; • Reduzir o tempo gasto “apagando incêndios”; • Aumentar a previsibilidade dos acontecimentos dos projetos e processos; • Aumentar conhecimento da equipe sobre o negócio; • Aumentar a integração e a motivações de equipes de áreas diferentes para atingirem um resultado comum.
Neste artigo, falar sobre os 6 principais obstáculos de um Gestão de Riscos de Sucesso e os passos para superá-los, mesmo que você não seja um expert, inclusive, você verá que são soluções simples e facilmente aplicáveis, mas que requerem atenção para que suas causas sejam devidamente identificadas.
Se você trabalha com Projetos e Processos provavelmente já passou por algum desses obstáculos:
1. Não sei identificar um risco. Hoje em dia o termo “Risco” é usado constantemente, mas geralmente paramos para refletir sobre esse “inimigo em comum” quando ele bate à nossa porta e daí as soluções possíveis já não são as mais baratas e muitas vezes tampouco permanentes, ou seja, é um contínuo apagar de incêndios.
2. Não sei como reduzir o risco que identifiquei. OK, o Risco foi identificado e agora o que fazer com ele? Simplesmente escrever que ele existe não fará com que ele suma e colocar uma solução genérica muito menos, alguns preferem passar a diante pensar como se ele não existisse, mas para quem deseja realmente gerenciar os riscos, deverá levantar medidas para a sua redução ou controle.
3. Minha equipe e/ou superiores não acham que gerenciar riscos seja importante. Em um ambiente agitado cheio de projetos com cronogramas apertados e equipes sobrecarregadas, parar para fazer a Gestão dos Riscos não parece uma prioridade, a palavra de ordem é vender e entregar. Porém, se engana quem acha que para concluir esses dois itens da melhor maneira se pode negligenciar os Riscos envolvidos nesse ciclo. O pior risco é o desconhecido.
4. Não tenho tempo para fazer gestão de riscos. Se você não tem tempo para gerenciar os riscos, os riscos terão tempo para gerenciar você. Pare e pense em quanto tempo é gasto na sua empresa resolvendo problemas que surgiram de última hora e devem ser resolvidos para que tudo possa continuar a andar, porém soluções feitas às pressas geralmente não são as melhores, nem as mais baratas, além de interromper o fluxo normal dos processos, criando necessidade de forças-tarefas, compras emergenciais, dentre outros desconfortos. Gerenciar riscos é poupar tempo e dinheiro no futuro.
5. Cometemos os mesmos erros constantemente e não temos históricos dos eventos. Mudança de pessoal da equipe, mudança de tecnologia, curvas de aprendizado dos novos projetos, ajustes e falhas, metas de desempenho e pressão dos superiores, tudo colabora para que todos estejam ocupados 100% em atividades produtivas, mas quanto tempo deveria ser empregado em atividades preventivas? Confiar somente na cabeça das pessoas para saber o que pode dar errado ou dar certo, não parece ser prudente em um ambiente como esse, aliás em Gestão de Riscos veremos que as taxas de falha das pessoas aumentam muito nessas condições.
6. A Gestão de Risco é "para inglês ver”. Essa é uma prática comum, porém existe um ALTO RISCO de sua organização ter diversos problemas como perda de dinheiro, tempo e quem sabe até vidas, por esse tipo de comportamento, mas nunca é tarde para pegar aquela Análise de Risco da gaveta e tirar a poeira dela.
Como consultor de riscos e gerente de projetos também já passei por outros problemas, além desses obstáculos, como por exemplo: 1. É tanta coisa para controlar e pensar que nem sei por onde começar. Principalmente em empresas privadas com projetos de cronogramas e orçamentos apertados, a palavra de ordem é “Entregar a qualquer custo”, se faz horas-extras, se leva trabalho para casa, todo mundo está sempre ocupado realizando tarefas produtivas que dificilmente alguém tem tempo para levantar os riscos, e geralmente quem tem a visão dos riscos é o mais ocupado, ou seja, nada é feito com relação aos Riscos.
2. Nada nunca sai exatamente como o planejado. E quando se tem tempo para levantar os Riscos, mesmo assim as coisas não saem como planejado, é gasto muito tempo planejando, mais tempo ainda controlando o que deve ser feito e mesmo assim eventualidades acontecem e se não for por um forte “jogo de cintura” da equipe, quase sobrehumano, o projeto não sai como o esperado.
3. As pessoas menosprezam os perigos e riscos. Ou por falta de treinamento ou consciência sobre o que está acontecendo, as pessoas tendem a menosprezar os perigos e riscos, principalmente quando é um processo realizado frequentemente, daí então é pior, pois se adquire confiança e se relaxa no comportamento preventivo, aumentando ainda mais a exposição (abrindo a guarda) e consequentemente o risco de danos, sejam eles de qualquer natureza.
4. Passar sempre pelos mesmos problemas. Esse é um incrível fenômeno da natureza: O eterno retorno dos Problemas já resolvidos. O segredo é que ele nunca foi resolvido de fato, ainda existe uma causa-raiz não eliminada que está muito longe do efeito, este último, sim, foi atacado.
5. As pessoas mudam e os erros continuam a acontecer. Tão incrível quanto o item anterior é esse item. Como uma mão mágica que comanda os eventos aleatórios dos projetos e processos, apesar de serem eliminadas todas as pessoas que se acreditava serem as causas dos problemas, depois um tempo, magicamente, eles voltam a acontecer.
E para resolver esses problemas tentei e vi algumas ações que nunca resolviam de fato a causa-raiz:
1. Controle do controle. Essa parece ser uma solução comum em grandes empresas que não possuem um sistema de informações consistente. Como cada dono de um processo ou atividade controla as informações que lhe são relevantes, o resultado final é um monte de gente com planilhas controlando as mesmas coisas, porém se compararem os controles os dados não coincidem, então se cria um outro controle para controlar os controles e é gasto um bom tempo depois gerando relatórios da compilação disso tudo.
2. Criação de manuais, normas, procedimentos e processos. Eu mesmo já me vi como um viciado em fazer manuais, principalmente depois de tirar certificação de auditor ISO 9001, para eu mapear detalhadamente os processos e escrever as instruções de trabalho com passo-a-passo era a solução para que tudo desse certo, o único problema é que ninguém lê.
3. Colocar os riscos por colocar. Já vi isso dezenas de vezes em gerenciamento de projetos, “Risco do Projeto: Atraso no cronograma e aumento do orçamento”. Bem, quem conseguir gerenciar esses riscos me avise, pois não consigo imaginar algo mais genérico. Ou pior ainda, copiar os riscos de outro sistema, projeto ou processo, isso é inferir que o que você está fazendo é exatamente igual à sua fonte de cópia.
4. Só uma pessoa pensa em "todos" os riscos. Mais um evento acredito que gerado pela super ocupação da equipe. Uma pessoa fica responsável pelos riscos, senta em sua mesa e pensa em todos os riscos possíveis. Esse é o exemplo clássico de como criar uma visão unidimensional dos riscos. Se for um engenheiro de segurança pensando nos riscos, o resultado será um, se for um administrador, o resultado será outro, se for um estatístico, outro, nunca será uma visão sistêmica.
5. Reunião emergencial para resolução de problemas. Finalmente o risco que deveria ter sido identificado lá atrás se materializou e agora está todo mundo desesperado para resolvê-lo. Então, muitas vezes segue o seguinte cenário, o chefe chama uma reunião, fala do problema e já indica uma possível solução que lhe agrada. Depois de algumas horas de discussão, a solução do chefe é a aceita, mas mesmo assim ainda se sai da reunião sem uma tarefa clara, um dono e uma data de resolução.
Depois de passar por várias metodologias aplicadas em diferentes tipos de projetos e processos, algumas ações mostraram melhores resultados, como: 1. Usar Equipe multidisciplinar. É impressionante como pessoas de diferentes áreas possuem visões diferentes e sua interação, se bem coordenada, cria cenários e alternativas nunca possíveis com as pessoas sozinhas.
2. Fazer Brainstorm. Se essas pessoas de áreas diferentes souberam pensar no impensável fica melhor ainda, pois criam soluções inovadoras que podem resolver as causas primordiais dos problemas.
3. Fazer reuniões eficientes. Reuniões eficientes são diferentes das reuniões comuns, pois quando elas acabam todos percebem que se está mais próximo do fim do problema.
4. Fracionar e limitar o objeto de análise. No nosso mundo super conectado, infinito e dinâmico é fácil escaparmos de onde estamos e perder o foco. Começar por um pedaço, mas sempre lembrando que ele faz parte de algo maior pode ser um caminho.
5. Criar donos para as ações. As ações, assim como as medidas preventivas e protetivas não se realizam sozinhas, precisa de “donos” que comecem e terminem, e esses “donos” são pessoas, indivíduos. Então quando ouvir em uma discussão que “Nós fazemos” desconfie, pois “Nós” não faz nada, quem faz sou “Eu”.
Com essas ações juntamente com outras técnicas e muitos erros e acertos consegui alguns resultados surpreendentes e nem foram tão difíceis, como por exemplo:
1. União e motivação conjunta de times antes "inimigos". Times de departamentos diferentes muitas vezes competem entre si, pois acham que o outro é o responsável pelos problemas que aparecem, mas existem formas de todos verem os impactos de suas ações e a necessidade de fazê-las bem. Isso cria um real senso de equipe que trabalha junta em prol dos resultados de todos.
2. Time com visão sistêmica e orientado a prevenção. Através de um método de visualização do sistema, seus objetivos e cada parte do que ele é feito e como ela é efetada, as pessoas começam a ter em mente todo o funcionamento do sistema, por que ele existe e o que é importante nele, facilitando assim, a tomada de decisão e a comunicação entre todos.
3. Economia de até 40% em investimentos. Com uma visão sistêmica sobre qual a função do sistema e qual é o valor que cada ação deve agregar ao resultado final, as decisões começam a ser priorizadas a partir desses critérios, eliminando muitos itens supérfluos ou que não teriam o resultado esperado, além da economia de tempo do pessoal.
Agora que você possui o conhecimento para superar os obstáculos, coloque em prática o que sabe, chame seu time para levantar os riscos de um projeto, distribua as tarefas de forma assertiva e faça acontecer, risco é sempre relacionado com a incerteza sobre o sistema, ou seja, quanto mais certezas você tiver, menores serão os riscos.
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