Como e Por Que Emitir a Ordem de Serviço

No ambiente corporativo, a boa comunicação é essencial para o sucesso das diferentes atividades que garantem o sucesso de todas as operações.

É nesse contexto que a ordem de serviço está inserida, tendo em vista que é preciso a compreensão dos envolvidos. Assim, é necessária a colaboração dos demais funcionários e não apenas do gestor.
Apesar de ser o gestor quem indica o procedimento a ser realizado, os colaboradores precisam entender todas as atividades que deverão realizar, no tempo determinado.

Elas devem ser planejadas e realizadas respeitando o bem-estar, a salubridade e a segurança no ambiente de trabalho, mesmo quando realizado em áreas externas à companhia.

Mas afinal, o que é a ordem de serviço?

A ordem de serviço é um documento com a função de comunicar ao funcionário qual tarefa ele deverá realizar, os procedimentos a serem adotados e as condições para sua realização.

Geralmente é emitida pelo gestor, gerente ou diretor, em que é formalizado um trabalho ou atividades que serão desempenhadas dentro da companhia, garantindo as boas condições da SST (Saúde e Segurança no Trabalho).

Muitas vezes, este é o primeiro contato da segurança do trabalho na empresa com os colaboradores, seja ele um funcionário mais antigo ou recém contratado.

Para os fins da ordem de serviço, não há distinção se trata-se de um serviço prestado externamente a um determinado cliente ou se é uma atividade interna, já que a SST deve envolver-se em todos os momentos que os trabalhadores estão a cargo da empresa.

É necessária a elaboração do documento com as diretrizes que devem ser seguidas por determinado grupo de colaboradores, que realizem as mesmas tarefas.

O documento tem como objetivo conscientizar o trabalhador dos riscos do ambiente de trabalho, além de orientar acerca das medidas adotadas pela companhia em favor da segurança do trabalhador.

Sua importância se dá não somente devido a sua função prevencionista, mas também devido a seu caráter documental – e como já mencionei em um artigo anterior, na área de Saúde e Segurança do Trabalho se você não puder comprovar que foram adotadas as medidas, para os fins legais elas não aconteceram.

Nesta ordem de serviço ficam registradas as atividades e o comprometimento dos envolvidos em desenvolvê-las de forma segura.

A ordem de serviço é muito importante no ponto de vista prevencionista e documental

Previsão legal da ordem de serviço

Segundo o Capítulo V da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) Artigo 157 Inciso II, cabe às empresas:

II – instruir os empregados, por meio da ordem de serviço sobre as precauções a serem tomadas, no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais;

Como pode ver a OS está prevista em lei, e trata-se ainda de um dos momentos mais importantes de contato entre a Segurança do Trabalho da empresa e o funcionário – por tratar diretamente das tarefas específicas que este desenvolverá.

Em algumas situações, as OS agregam normas internas da companhia, geralmente procedimentos que acrescentam segurança ou outras características à empresa, integrantes indispensáveis em um sistema de gestão da segurança.

O gestor deve ter em mente, no momento da elaboração da ordem de serviço, que ela deve ser a mais completa e eficiente possível, em todos os aspectos – não deve por exemplo, exigir que o trabalhador execute procedimentos inviáveis ou demasiadamente prejudiciais à produção, pois certamente estes não serão cumpridos.

Qual a importância da ordem de serviço?

É interessante entregar a OS ao funcionário assim que ele é contratado, sendo esta assinada pela empresa e por ele. Dessa forma, ela se torna um termo de conhecimento das normas estabelecidas pela companhia e o colaborador não poderá alegar que não tinha conhecimento ou não sabia o procedimento correto.

Ou seja, do aspecto empresarial a corporação possui a comprovação de que tomou as medidas necessárias para a execução da tarefa de forma segura.

Importante lembrar ainda, que não basta apenas fornecer a OS e colher assinaturas, é necessário também explicá-la detalhadamente, apresentando todos os riscos descritos e as medidas de segurança adotadas.

Além de autorizar a realização de uma tarefa ou serviço, a Ordem de Serviço serve o propósito de comunicar formalmente o fato aos envolvidos, e ainda auxilia o gestor nos controles diversos da produção, como municiá-lo dos dados acerca da quantidade de materiais usados na tarefa a ser desempenhada, ou quanto a especialidade e a competência de quem irá executá-la.

O documento oferece suporte também no controle da produtividade, por tornar mais simples a análise aprofundada dos procedimentos. Auxilia também, como registro de informações para o controle de estoque e financeiro.

A Ordem de Serviço auxilia o gestor de diversas maneiras

O que deve constar na ordem de serviço?

O documento deve conter informações diversas, que devem refletir a realidade de cada empresa.

Pode ser elaborada pelo próprio gestor, contudo é interessante a colaboração de um técnico de segurança ou engenheiro de segurança para auxiliar nessa questão – por deterem os conhecimentos necessários para definir as medidas de segurança adequadamente.

Vale ressaltar que em algumas áreas de atuação a presença desses profissionais é indispensável, devido a quantidade elevada de riscos da atividade.

Deve estar presente na OS:

Função e nome do funcionário

Inicialmente, na OS deve constar a função a ser desempenhada.

Nesse momento é importante prezar pela objetividade, síntese e clareza nas informações.

O nome do funcionário deve ser descrito de forma legível, juntamente com a matrícula para facilitar a identificação.

Essa é a maneira mais adequada, uma vez que muitas pessoas optam por somente assinar a OS, podendo gerar complicações futuras com a identificação do colaborador;

Atividades desempenhadas

O gestor deve descrever quais serão as atividades desenvolvidas diariamente pelo funcionário.

O item precisa ser bem detalhado, uma vez que servirá como base para avaliar as medidas preventivas necessárias para garantir a segurança dos envolvidos.

Atenção extra neste item, pois é interpretado erroneamente que a função já seria suficiente. Porém, o que expõe o trabalhador aos diversos riscos são as suas atividades, e não necessariamente sua função;

Medidas preventivas e EPI’s – uso obrigatório

As medidas preventivas devem constar em um campo em que são descritas as normas de Segurança do Trabalho adotadas pela companhia, e devem ser de amplo conhecimento do colaborador.

É o campo mais importante da Ordem de Serviço e por isso demanda uma maior atenção do gestor na sua elaboração e explicação.

Mais uma vez é preciso clareza, sobretudo ao ressaltar todas as normas internas destinadas à função, de forma simples e fácil compreensão.

Os EPI’s (Equipamentos de Proteção Individual) são os equipamentos específicos que devem ser utilizados pelos colaboradores para protegê-los dos riscos inerentes à tarefa.

Treinamentos e capacitações necessárias

Nesse campo da Ordem de Serviço é importante ressaltar os treinamentos relevantes para manter a segurança no trabalho.

Estes treinamentos e capacitações variam de acordo com a função e atividades que cada colaborador exerce na empresa.

Nos casos em que o treinamento é obrigatório pela legislação vigente, devem obrigatoriamente estar descritos na OS.

Por exemplo, se o colaborador é Operador de Empilhadeira, é imprescindível que o curso feito por ele seja descrito.

Há vários outros cursos que também devem ser descritos conforme a função e atividades, a exemplo do treinamento de como transportar uma carga de forma segura, trabalho com inflamáveis, trabalho em altura, trabalho com máquinas e equipamentos, e muitos outros;

Procedimentos em caso de acidente de trabalho

Nessa parte deve constar todos os procedimentos adotados na eventualidade de ocorrer algum acidente de trabalho.

Os procedimentos devem ser descritos de maneira clara e objetiva, sem deixar possibilidades para erros de interpretação;

Termo de responsabilidade

É o campo em que o colaborador afirma que está ciente e compreende as normas e procedimentos que são adotados pela companhia para o bom andamento das tarefas a serem realizadas.

O termo de responsabilidade é um item que precisa ser curto e direto, com embasamento legal – não é permitido por exemplo, definir que uma das partes assume responsabilidade que legalmente é de outrem;

Assinaturas

Esse campo deve conter as assinaturas do funcionário e do profissional responsável pela emissão da Ordem de Serviço.

Geralmente, trata-se do técnico de Segurança do Trabalho – nas empresas que possuem um no quadro de funcionários – ou profissional resposável pela SST dentro da empresa – em microempresas, frequentemente é o responsável pelo RH;

Data de emissão

Não canso de repetir: nesta área, se não for possível comprovar, não ocorreu.

E todo documento assinado precisa conter a data em que foi assinado o documento.

Afinal de contas, este é o único campo que comprova que a ordem de serviço foi emitida antes da realização da tarefa.

A ordem de serviço precisa conter informações detalhadas.

Como posso evitar erros na ordem de serviço?

A emissão de uma ordem de serviço é na maioria das vezes uma tarefa simples, mas que precisa de ser realizada com muita atenção.

E assim como qualquer atividade que envolve pessoas, ela está passível ao famoso erro humano.

Assim, modelos prontos para a realização da mesma tarefa (ou tarefas similares) são muito úteis, dando ao gestor o papel de verificar cuidadosamente o documento, enquanto evita que ele cometa vários deslizes simples por falta de atenção.

Torna-se então uma tarefa com maior caráter gerencial e menos repetitiva.

Também, a redução no tempo necessário para elaborar cada Ordem de Serviço é substancial, resultando em ganho de produtividade e qualidade nas atividades realizadas.

É importante que a emissão da ordem de serviço seja feita com atenção e cuidado

E você, já elaborou uma Ordem de Serviço? Compartilhe suas experiências, deixe um comentário!

POSTADO POR: ANDRÉ CHAVES do Site http://areasst.com/